Cara menyelesaikan lebih banyak dengan lebih sedikit pekerjaan

Awalnya diterbitkan di JOTFORM.COM

Saya akan memberi tahu Anda sesuatu tentang produktivitas yang tidak dimiliki sebagian besar penulis Medium dan guru pemula terkenal.

Ini bukan peretasan yang akan Anda baca di judul Lifehacker terbaru atau lihat di antara #lifehacks Tweet teratas.

Alih-alih, ini adalah teknik yang, ketika diintegrasikan ke dalam budaya perusahaan Anda, akan menghasilkan rekor produktivitas.

Ini dia: Istirahat.

Peneliti dan konsultan Silicon Valley, Alex Soojung-Kim Pang secara harfiah menulis buku tentang pentingnya menyeimbangkan pekerjaan dengan istirahat - Istirahat: Mengapa Anda Mendapatkan Lebih Banyak Ketika Anda Bekerja Kurang.

Di dalamnya, ia menjelaskan bahwa agar dapat bekerja, harus ada istirahat:

“Istirahat bukanlah aktivitas sisa opsional ini.
Bekerja dan istirahat sebenarnya adalah mitra. Mereka seperti bagian gelombang yang berbeda. Anda tidak dapat memiliki yang tinggi tanpa yang rendah.
Semakin baik Anda beristirahat, semakin baik pula Anda bekerja. ”

Tentu, jika Anda bekerja untuk jangka waktu yang lebih lama, Anda pasti akan menghasilkan lebih banyak hasil. Tetapi "produksi" tidak selalu menyamakan dengan "produktivitas." Terutama bukan jenis berkelanjutan dan berulang yang Anda inginkan di perusahaan Anda.

Baik pengalaman pribadi saya dan 12 tahun membangun JotForm, telah mengajarkan saya bahwa begitu Anda belajar menyeimbangkan pekerjaan dengan istirahat yang restoratif - produktivitas Anda akan meroket.

Pikirkan seperti ini: Jika Anda berada di jalan mengendarai mobil selama berjam-jam tanpa istirahat, pada akhirnya Anda akan lelah. Kelopak mata Anda akan melorot. Anda akan mulai berbelok.

Anda akan menjadi ancaman bagi masyarakat.

Meskipun kurang mengancam jiwa dalam banyak kasus, bekerja tanpa istirahat akan menyebabkan Anda membuat banyak kesalahan yang tidak perlu.

Anda akan menjadi ancaman bagi produktivitas.

Bahkan pikiran yang paling produktif pun perlu waktu untuk mengisi ulang.

Dalam Daily Rituals: How Artists Work, pemikir dan penulis yang brilian Maya Angelou menggambarkan menyisihkan satu blok waktu tertentu untuk menulis setiap hari. Setelah itu, dia mengesampingkan pekerjaan untuk menikmati "kehidupan yang normal" bersama keluarganya sampai hari berikutnya.

“Saya mencoba untuk sampai di sana sekitar jam 7, dan saya bekerja sampai jam 2 siang.
Jika pekerjaannya buruk, saya tinggal sampai jam 12:30.
Jika itu berjalan baik, saya akan tinggal selama itu berjalan dengan baik. Itu kesepian, dan itu luar biasa. "

Tetapi sisanya tidak hanya untuk penulis atau "tipe kreatif" lainnya.

Billionaire pendiri Virgin Group Richard Branson bangun pagi-pagi untuk berolahraga dan menikmati waktu bersama keluarganya.

Dan Bill Gates, yang secara luas dianggap sebagai salah satu orang terkaya hidup, meluangkan waktu untuk membaca rata-rata satu buku setiap minggu.

“Tetap saja, membaca buku adalah cara favorit saya untuk belajar tentang topik baru. Saya sudah membaca tentang buku rata-rata seminggu sejak saya masih kecil. Bahkan ketika jadwal saya di luar kendali, saya mengukir banyak waktu untuk membaca. ”

Setelah satu bulan penuh, seminggu, atau bahkan hari kerja yang benar-benar terkonsentrasi tanpa istirahat restoratif; sulit untuk menghasilkan ide baru.

Jika Anda dapat memaksakan sebuah ide, kemungkinan besar akan terjadi kesalahan. Kesalahan Anda kurang diperlengkapi untuk dikenali atau dikoreksi dengan otak Anda yang lelah dan terlalu banyak bekerja.

Saya telah melihat banyak pikiran cemerlang dalam situasi yang penuh tekanan dan waktu yang berat muncul dengan hasil yang terlalu rumit yang disamarkan sebagai solusi. Itu karena, seperti yang dibawa Steve Jobs ke kesadaran publik, kesederhanaan seringkali lebih sulit untuk dicapai daripada kompleksitas.

"Sederhana bisa lebih sulit daripada rumit: Anda harus bekerja keras untuk membuat pikiran Anda bersih untuk membuatnya sederhana."

Kesederhanaan membutuhkan banyak pemikiran cerdas dan keras.

Pemikiran yang cerdas dan sulit adalah sesuatu yang tidak dapat dilakukan oleh pikiran yang kurang istirahat.

Istirahat restoratif tidak mudah.

Membiarkan pikiran dan tubuh saya menjadi bubur saat menonton televisi setiap malam setelah bekerja akan mudah.

Dibutuhkan kedisiplinan untuk menolak pengecekan surel yang tidak ada artinya dan pengiriman pesan Slack yang secara tidak sadar dapat menghabiskan waktu istirahat Anda dan menjaga agar pikiran Anda tetap segar.

Itulah sebabnya saya memupuk kebiasaan sederhana yang memungkinkan bagian "kerja" dari pikiran saya untuk beristirahat sementara bagian "permainan" keluar untuk bermain.

Saya berlatih di gym, saya membaca buku untuk mendapatkan perspektif baru, saya keluar dengan istri dan anak-anak muda.

Yang terpenting, saya meninggalkan pekerjaan di tempat kerja.

Tetapi ketika tiba saatnya untuk bekerja lagi, saya selalu mendapati bahwa akhir pekan, liburan, atau bahkan hanya satu malam saja telah membuat saya menantikan hari yang akan datang.

Waktu yang jauh dari pekerjaan membersihkan pikiran. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghabiskan waktu mencerna hal-hal lain yang membuat Anda menjadi individu yang berpengetahuan luas.

Alih-alih menganggap istirahat sebagai barang mewah, saya menganggapnya sebagai keharusan untuk tetap inovatif di pasar perangkat lunak yang sangat kompetitif.

Bekerja untuk hidup, jangan hidup untuk bekerja.

Mungkin mengejutkan Anda membaca pendiri startup yang mengatakan ini, tetapi bekerja bukanlah segalanya.

Jika Anda akan mendekati kehidupan yang bahagia, terpenuhi, dan seimbang - Anda harus memahami bahwa pekerjaan hanya akan mengambil sebagian kecil dari perhatian Anda.

Saya cinta keluarga saya. Aku menyayangi teman-temanku. Saya suka berada di luar. Saya suka membaca tentang sistem peningkatan diri.

Mencurahkan waktu untuk orang-orang ini dan hal-hal memulihkan saya. Berinteraksi dengan mereka memberi saya energi dan mengilhami kreativitas - bahkan ketika pekerjaan itu membuat stres. Terutama ketika pekerjaan itu membuat stres.

Saya tidak punya waktu untuk menyia-nyiakan tugas-tugas yang sia-sia yang menguras produktivitas saya.

Saya tidak ingin melihat ke belakang dan menyesali hubungan yang berantakan saat saya menghabiskan 12 jam sehari di kantor menatap piksel.

Karena tiga sistem yang saya buat untuk memaksimalkan produktivitas melalui istirahat restoratif, saya tidak perlu khawatir tentang itu:

1. Terapkan pendekatan siklis untuk memanfaatkan pasang surut alami.

Di lingkaran kebugaran, itu disebut "pola pikir siklus."

Petani tahu itu rotasi tanaman.

Di Basecamp, legenda bootstrap, mereka menyelesaikan "kumpulan" pekerjaan dalam siklus enam minggu.

Para pemimpin di setiap industri, mulai dari pertanian hingga teknologi, memahami bahwa sumber daya habis. Mereka harus mengambil tindakan khusus untuk memperbarui sumber daya ini jika mereka ingin terus produktif.

Di sini, di JotForm, saya suka menyebutnya "waktu krisis" atau tidak.

Tidak peduli apa yang Anda lakukan untuk mencari nafkah, Anda tahu apa itu waktu krisis.

Ini minggu terakhir sebelum klien Anda melihat rumah baru mereka dan Anda memiliki apa yang terasa seperti ribuan lemari lagi untuk dicat.

Ini beberapa hari terakhir ketika Anda membungkuk ke belakang untuk menutup penjualan besar.

Bagi kami, beberapa minggu menjelang peluncuran produk atau fitur baru yang mengagumkan di situs web kami.

Ketika waktu krisis kita telah terbayar dan kerja keras kita ada di luar sana untuk dinikmati dunia, kita beristirahat.

Bukan perjalanan fisik ke perjalanan melintasi Eropa (itu cerita untuk lain waktu), tapi mental.

Kami beralih ke proyek-proyek pendek dan santai di mana kami dapat menjelajahi ide fitur baru atau mengembangkan keterampilan baru yang siaga sampai proyek utama kami selesai.

Kami juga meluangkan waktu untuk melakukan sedikit pemeliharaan rumah seperti meremas bug dan memastikan semua sistem kami berjalan dengan lancar.

Seperti petani, kita menanamkan sedikit pemikiran restoratif pada otak kita sebelum kita meminta mereka untuk mengatasi beban kerja yang berat.

Ada beberapa alasan kami mengamati peningkatan produktivitas ketika berganti-ganti antara pekerjaan yang mendalam dan fokus dan proyek restoratif:

  1. Kita dapat tetap berfokus pada laser pada tugas yang sedang kita tangani karena secara tidak sadar kita tahu ada gangguan mental.
  2. Di sisi lain, kita tidak membiarkan diri kita terjebak pada masalah sulit karena kita tahu solusi hebat kemungkinan besar akan datang kepada kita ketika kita tidak fokus pada itu.
  3. Sasaran berbulu besar tahunan kami tampaknya jauh lebih dapat diatasi dalam potongan tiga minggu.
  4. Tekanan waktu yang terbatas memberi kami sedikit dorongan untuk menyelesaikan sebanyak mungkin pekerjaan berkualitas yang dapat kami lakukan sampai waktu yang kami tentukan untuk istirahat mental.

Saya melembagakan sistem pekerjaan berat dan ringan ini secara bergantian setelah saya amati "pekerjaan negatif" terjadi dalam tim JotForm.

Setelah berjam-jam terjebak pada masalah sulit yang sama, programmer mulai melihat lebih banyak bug muncul dalam kode mereka. Terlalu banyak jam menatap layar memiliki desainer datang dengan alur kerja yang membosankan dan kurang ramah.

Upaya kami yang gagah berani untuk mengatasi masalah, tidak peduli berapa lama, akan menjadi bumerang.

Kami menghabiskan dua kali lebih lama untuk menyelesaikan jumlah pekerjaan yang sama karena proses berpikir kami tertinggal dan kami harus kembali dan melakukan hal-hal lagi.

Cara otak Anda, dan organisasi kami, berfungsi tidak berbeda dengan otot.

Bekerja otot yang sama setiap hari tanpa istirahat kemungkinan akan mengakibatkan cedera. Tidak hanya itu akan menghentikan kemajuan kebugaran Anda mati di jalurnya, itu bahkan mungkin mengirim Anda berputar mundur saat Anda mengambil cuti dari pelatihan untuk pulih.

Itu biasa di gym Anda yang bisa jongkok lebih dari 200 pound tidak melakukannya setiap hari. Mereka butuh berbulan-bulan, jika bukan bertahun-tahun, dari pelatihan bergantian dengan istirahat untuk menumbuhkan otot mereka ke tempat mereka hari ini.

Beristirahat tidak malas. Ini bukan hasil dari kurangnya kegigihan. Faktanya, itu justru sebaliknya.

Ketika Anda benar-benar fokus untuk mencapai tujuan, mudah untuk mengorbankan kewarasan Anda untuk habis-habisan menuju ke sana. Begitulah cara kejenuhan terjadi.

Hal yang sulit sebenarnya adalah meluangkan waktu untuk mendengarkan dan merespons otak dan tubuh Anda ketika mereka meminta istirahat restoratif.

Berhenti sejenak dengan niat adalah kekuatan, bukan kelemahan.

2. Istirahat, atau Anda akan istirahat.

Email dikirim pukul 3 pagi

Referensi biasa untuk mengurus tugas selama akhir pekan.

Anda mungkin berpikir ini adalah hal-hal yang saya suka dengar dari tim saya katakan. Itu harus berarti mereka berkomitmen pada pekerjaan mereka. Itu harus menunjukkan bahwa mereka mencintai apa yang mereka lakukan.

Meskipun keduanya mungkin benar, itu juga bisa berarti mereka berada di jalan pendek untuk terbakar.

Itu tidak hanya buruk bagi mereka secara pribadi; mahal bagi kita sebagai perusahaan harus mulai dari awal dengan menemukan, mewawancarai, orientasi, dan melatih karyawan baru untuk mengisi sepatu mereka.

Ketika karyawan Anda masuk dalam suatu aliran, terkadang sulit bagi mereka untuk mematikannya. Dan karena tim kami didistribusikan di seluruh dunia, bisa sangat sulit ketika mereka tahu seseorang hanyalah pesan instan tidak peduli jam berapa saat itu.

Meski terdengar gila, jam kerja yang berkelanjutan bukan hanya sesuatu yang saya anjurkan - itu adalah sesuatu yang kadang-kadang harus saya tegakkan di JotForm.

Ketika saya melihat tanda-tanda bahwa seseorang bekerja di luar apa yang saya sebut jam "waras", saya mengingatkan mereka untuk beristirahat. Masalahnya masih akan ada besok, dan solusinya akan lebih baik dengan pikiran yang segar.

Seperti pertumbuhan yang berkelanjutan, jam kerja yang masuk akal dan masuk akal secara organik menjadi bagian dari budaya inti JotForm sejak awal.

Sistem ini memastikan kami fokus dan seproduktif mungkin selama jam-jam yang kami habiskan di tempat kerja.

Saat kami lebih produktif di tempat kerja, kami tidak merasa bersalah meninggalkan pekerjaan di kantor saat tiba waktunya istirahat malam atau akhir pekan.

Itu mengarah ke downtime yang lebih restoratif dan segar, pikiran bersemangat pada Senin pagi.

3. Pastikan istirahat didefinisikan dengan baik.

PTO tanpa batas (waktu istirahat pribadi) adalah keuntungan umum di banyak perusahaan teknologi modern. Tidak di JotForm.

Itu bukan karena saya pikir karyawan saya tidak pantas istirahat. Sekarang, Anda harus tahu betapa pentingnya saya percaya istirahat adalah untuk produktivitas.

Itu karena saya telah belajar bahwa, seperti kreativitas, relaksasi adalah yang paling kuat ketika itu didefinisikan dengan baik.

Bagi sebagian orang, kebijakan waktu lunas tanpa batas menyebabkan tekanan ketika mereka mencoba menavigasi politik tentang berapa banyak waktu yang "harus" mereka ambil dibandingkan dengan rekan-rekan mereka.

Ini terutama terlihat di lingkungan yang lebih cepat; yang cukup banyak mencakup semua startup dan sebagian besar perusahaan teknologi.

Kickstarter terkenal menghapus kebijakan PTO tak terbatas ketika mereka melihat karyawan berjuang untuk mengukur berapa banyak waktu istirahat yang tepat.

“Apa yang kami temukan adalah bahwa dengan menetapkan parameter tertentu di sekitar jumlah hari, tidak ada pertanyaan tentang berapa banyak waktu yang pantas untuk mengambil dari pekerjaan untuk terlibat dalam kegiatan pribadi, kreatif, dan keluarga.”

Pada 2014, survei Glassdoor menemukan bahwa karyawan Amerika hanya menghabiskan setengah hari liburan mereka. Yang lebih buruk adalah lebih dari setengahnya masih bekerja selama hari-hari "off" itu.

Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi saya berani bertaruh angka-angka itu hanya naik.

Di JotForm, kami memberikan tekanan yang sehat pada karyawan untuk menggunakan hari liburan mereka setiap tahun.

Dan karena mereka terdefinisi dengan baik, kami percaya ini mendorong mereka untuk benar-benar menggunakan hari-hari untuk beristirahat, mengisi ulang, dan kembali lebih produktif daripada sebelumnya.

Ingat bahwa semua malam yang melelahkan yang Anda lakukan di universitas; memukul keyboard Anda sampai makalah penelitian Anda yang hampir tidak koheren mencapai panjang minimum? Itu bukan karya terbaik Anda, tetapi itu berlalu.

Bagaimana kalau saat itu Anda menghabiskan 80 jam seminggu di kantor untuk menyelesaikan proyek desain? Itu bukan desain Anda yang paling kreatif, tetapi sudah siap pada batas waktu.

Kamu bekerja keras. Kamu bekerja lama. Tetapi seberapa banyak dari pekerjaan itu yang Anda sebut produktif?

Saya berani bertaruh hanya sebagian kecil saja.

Saya berani bertaruh Anda bisa melakukan lebih baik.

Bukan dengan mengembangkan keterampilan baru. Bukan dengan bekerja lebih banyak lagi. Tetapi dengan bekerja lebih sedikit.

Rest restative bukanlah suatu pilihan, itu adalah persyaratan bagi setiap orang yang ingin menjadi lebih produktif dalam kehidupan mereka dan dalam bisnis mereka.